Möten i och mellan arbetsgrupper säger mycket om hur effektivt ett företag är.

Några ord och tankar om möten i arbetsgrupper. Skrivna av vår teammedlem Gaby Gummesson.

En viktig arena för samspel och lärande i organisationer är olika möten där arbetsgrupper kommer samman kring den gemensamma uppgiften. Dessa mötesplatser kan bli forum för beslutsfattande, utförande av uppgiften och möjlighet till kritisk reflektion kring rutiner och arbetsmetoder

möten

” Det är arbetsgrupper, där individer fungerar bra tillsammans, som kan generera en effektiv organisation”

Detta skriver Annika Engström, i sin doktorsavhandling 2014 vid Linköpings universitet. Titeln på avhandlingen är ”Lärande samspel för effektivitet: En studie av arbetsgrupper i ett mindre industriföretag”

Det här tycker jag är verkligt intressant med tanke på att många medarbetare i olika organisationer ser möten som slöseri med tid. Bedriver man möten på fel sätt så finns det säkert fog för dessa åsikter. Annika Engströms forskning kan man tolka som att en väg till större effektivitet, generellt sett i ett företag, är att lära sig använda möten på rätt sätt dvs som ett arbetsredskap.

En del företag medger att deras möten kan vara både oinspirerande och ineffektiva, men är inte intresserade av att investera i utbildning kring ämnet. Med Annika Engströms forskning som bakgrund så vågar jag yppa möjligheten att man kanske inte bara sparar tid utan även tjänar mer pengar, om man satsar på bättre möten.

Många arbetsplatser har infört olika typer av möten utan att förklara för deltagarna eller ens för sig själva vad man ska vinna med detta. Enligt mitt sätt att se det är det jämförbart med att köpa in en maskin – sätta den på golvet bland de anställda och säga åt dem att använda den. Utan att ha talat om vilken nytta maskinen ska göra eller lämna en instruktionsbok om hur man använder den på bästa sätt.

Mötet ska vara ett arbetsredskap som om man använder det rätt ökar demokratin på en arbetsplats, tar vara på allas kompetens, erfarenhet och synsätt samt ger känslan av möjlighet till påverkan.  Forskning kring ohälsa på arbetsplatser visar att en stor bidragande orsak är känslan av att inte kunna påverka sitt arbete.

Man vinner kanske mer än man tror om man köpte den där instruktionsboken.

När jag läste vuxenpedagogik på Malmö högskola, genomförde jag en undersökning kring vilka kriterier de flesta tyckte var mest avgörande för att ett arbetsmöte skulle bli bra. Jag har sedan fortsatt att ställa denna fråga på mina kurser och det råder rörande enighet om vilka kriterierna är. Ett av dem är att ett möte måste ha en planerad dagordning som skickas ut i förväg. En bra planerad dagordning kräver eftertanke.

Några exempel att tänka på:

-att beräkna tidsåtgång för varje punkt och sedan som mötesledare se till att att hålla den

-att man lägger punkterna i rätt ordning med hänsyn till energinivåer hos deltagarna under mötet.

-att det tydligt inför mötet framgår vad de olika punkterna har för syfte; tex, information, diskussion, beslut, problemlösning

– att man tar med rätt antal punkter dvs de som det är rimligt att hinna med. Då kan alla lämna mötet och känna sig nöjda ”vi hann med det vi skulle”. Istället för att möte efter möte uppleva samma frustration över att det alltid finns en massa kvar på listan.

Det här var några av mina tankar kring effektivitet och god hälsa på arbetsplatser. En dag med Väx på Österlen kan inrikta sig på dessa ämnen.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

*